Politique de protection des renseignements personnels de Nexus Santé

Introduction

Chez Nexus Santé, nous nous engageons à protéger les renseignements personnels de nos clients, employés, bénévoles, donateurs et collègues. Nous adhérons aux principes relatifs à l'équité dans le traitement des renseignements présentés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) : faire preuve d’imputabilité, d’exactitude et de clarté à l’égard de la collecte de renseignements personnels; s’assurer d’obtenir le consentement de toute personne visée et d’établir les limites d’utilisation des renseignements; faciliter l’accès à ces renseignements et des recours pour les personnes visées.   

Notre déclaration de protection des renseignements personnels précise le type de renseignements que nous recueillons, les méthodes utilisées pour le faire, leur utilisation, les procédures relatives à leur correction ou modification et notre rôle pour en assurer la confidentialité et la sécurité.

L’expression renseignements personnels s’applique à tout formulaire qui requiert l’adresse résidentielle (postale ou électronique), le numéro de téléphone personnel (portable ou résidentiel), la race, l’âge, la situation conjugale, la religion, des photos permettant d’identifier une personne, les antécédents en matière de dons de charité, de crédit et d’emploi, les numéros d’identification, ainsi que les dossiers du personnel et des bénévoles.

Les coordonnées d’un organisme ou d’une entreprise (adresse, numéros de téléphone et de télécopieur, adresse de courriel, site Web), ainsi que le nom, le titre et le lien avec l’organisation des personnes concernées ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

Renseignements recueillis par Nexus Santé

Nous recueillons quatre types de renseignements auprès de nos utilisateurs, principalement par l’entremise de nos sites Web :

Coordonnées – Les coordonnées sont fournies par les utilisateurs dans le cadre de leur inscription à divers services offerts par Nexus Santé et de sondages et questionnaires administrés en ligne. Ces renseignements sont nécessaires pour la prestation des services demandés, la facturation (le cas échéant), le suivi avec les utilisateurs au besoin ou sur demande et la livraison de ressources commandées. Lorsque des renseignements personnels (comme ils sont définis ci-dessus) sont recueillis, l’usage que Nexus Santé compte en faire est expliqué et l’information obtenue n’est pas utilisée à d’autres fins sans le consentement explicite de la personne visée.

Renseignements transactionnels – Il arrive que les clients des programmes, services, activités et publications de Nexus Santé doivent faire un paiement en ligne, par télécopieur ou par téléphone, soit par carte de crédit ou en faisant une commande de groupe. Les utilisateurs de produits ou de services (publications, conférence ou atelier) doivent fournir des renseignements relatifs à une carte de crédit à des fins d'autorisation de paiement et de traitement.

Adresses de courriel – Nous recueillons l’adresse électronique des utilisateurs qui s’abonnent volontairement et sans frais à nos listes de diffusion par courriel et à nos bulletins électroniques, comme le bulletin du MNCHP (réseau de promotion de la santé sur la maternité, les nouveau-nés, et les enfants – en anglais), le bulletin de l’OHPE (en anglais) et Le Bloc-Notes. Il est nécessaire de recueillir cette donnée pour acheminer les courriels et les bulletins aux abonnés. Les abonnés peuvent se désabonner ou modifier leur abonnement sur demande. Le public et les non abonnés n’ont pas accès à l’adresse de courriel des abonnés.

Statistiques diverses –  Nous conservons les données relatives aux pages consultées et aux termes recherchés, ainsi que d’autres données sur le trafic en ligne qui nous aident à bonifier la conception et le contenu de notre site. Ce type de renseignements ne peut pas servir à identifier un utilisateur.

Limitation de l’utilisation

Les renseignements personnels ne font l’objet d'aucun partage, vente, location ou échange auprès de tiers, sauf dans les cas suivants :

  • pour effectuer un paiement par l’entremise d’un fournisseur de services de gestion de paiements en ligne (panier d'achats virtuel);
  • lorsque la personne concernée nous a autorisés à partager certains renseignements personnels;
  • lorsque la loi nous oblige à divulguer des renseignements aux autorités judiciaires.

Confidentialité et mesures de protection

Tous les employés, représentants, bénévoles et fournisseurs de services de Nexus Santé et des programmes que nous dispensons doivent protéger la confidentialité des renseignements personnels.

Les coordonnées des personnes concernées sont conservées dans un système de gestion des contacts protégé par mot de passe, et ne comprennent aucun renseignement personnel autre que les coordonnées domiciliaires fournies de façon volontaire par la personne concernée.
Les données des transactions financières sont codées, conservées dans un emplacement séparé et sécurisé pendant un temps limité et accessibles uniquement par le personnel comptable et administratif, au besoin.

Divulgation et contact

Nexus Santé divulguera à toute personne qui en fera la demande les renseignements personnels que nous possédons à son sujet, la façon dont nous les conservons et les utilisons et la marche à suivre pour y accéder et demander d’y apporter des corrections ou modifications pour en assurer l’exactitude et l’exhaustivité, ou de les retirer.

Nexus Santé respecte les demandes visant à changer les préférences relatives aux communications ou aux contacts avec l’organisation et aux demandes d’interruption de toute communication.

Pour toute question ou préoccupation à propos de notre politique de protection des renseignements personnels ou de respect de la vie privée, communiquez avec :

Alison Stirling, Spécialiste en échange du savoir au a.stirling@healthnexus.ca OU

Cindy McCully, chef des Finances et des ressources humaines, c.mccully@healthnexus.ca